Етикет електронної пошти: що можна і що забороненов діловому листуванні

Уміння писати електронні листи - це важлива навичка, і що краще ви її розвинете, то більшого успіху досягнете.

Ви дізнаєтеся:

Наше повсякденне життя складається з комунікацій. Ми спілкуємося телефоном, у месенджерах, електронною поштою. При цьому ні в школі, ні в університеті нас не вчили правильно писати електронні листи.

Міжнародна консультантка та авторка книжок з етикету Джаміла Мусаєва на своєму Youtube-каналі розповіла, як це робити правильно.

Якщо вам цікавий телефонний етикет, читайте матеріал: Як правильно дзвонити телефоном і хто має закінчити розмову: правила етикету.

Чому так важливий етикет електронної пошти

Можливо, ви зараз ставите запитання: "Навіщо мені вміти писати електронні листи?". Але насправді це дуже важливо.

Тому що після школи багато наших взаємодій - вступ до університету, стажування, робота над проєктами - відбуватимуться електронною поштою.

Якщо ви навчитеся писати хороші електронні листи, це покаже рівень вашого професіоналізму, мовні навички, комунікабельність і допоможе презентувати себе якнайкраще.

Дуже часто один електронний лист може або дати вам шанс на бажану роботу, або звести до нуля всі ваші зусилля. Мусаєва пояснила, що погано написаний електронний лист може залишити не дуже гарне враження, і ви можете навіть не отримати відповіді.

Як вибрати логін для пошти

Як написати лист електронною поштою? Перше, що потрібно зробити, це створити скриньку на сервісі електронної пошти.

Для логіна ви можете використовувати свої ім'я та прізвище або їхню комбінацію.

Якщо така адреса вже зайнята, можна використовувати цифри.

Мусаєва рекомендує уникати таких адрес електронної пошти, як DogLover123@... або SpiceGirl777@... Такі адреси можуть бути кумедними для особистого використання, але вони не підходять для подачі заяв про прийом на роботу, проходження стажування або професійного спілкування. Вони виглядають непрофесійно і можуть навіть призвести до того, що ваш лист потрапить у спам.

Що писати в темі електронного листа

Тема листа - це короткий зміст вашого листа. Складіть його ясно і лаконічно, використовуючи не більше 10 слів.

Приклади:

"Запит на зміну графіка"

"Заява на стажування - ПІБ"

"Терміново. Зміна часу зустрічі"

Мусаєва радить ніколи не надсилати листи без теми - їх часто ігнорують або приймають за спам.

Як правильно писати звернення в електронному листі

Для офіційних листів:

Якщо ви не знаєте імені: "Шановний пане" або "Шановна пані".

Якщо ви знаєте ім'я: "Шановний пане Джон Сміт" або "Шановна пані Саманта Джон".

Для напівофіційних/неофіційних листів: "Здрастуйте, Анно", "Привіт, Наталіє".

Якщо пишете групі:

"Шановна команда".

Якщо ви пишете комусь уперше, коротко представтеся:

"Мене звуть ПІБ, і я пишу, щоб дізнатися про..."

Під час написання тексту листа важливо дотримуватися таких принципів, як:

Обов'язково перевірте граматику, орфографію, пунктуацію.

Мусаєва рекомендує уникати в листі емодзі, великих літер, кількох знаків оклику, сленгу та скорочень.

Замість того, щоб писати: "ЦЕ ТЕРМІНОВО!!!"

Напишіть: "Це терміново" (виділіть жирним шрифтом, якщо необхідно).

Уникайте довгих блоків тексту. Краще використовувати абзаци або марковані списки, якщо це доречно.

Поради щодо форматування:

Як закінчити електронного листа

Завершіть лист словами "З повагою", "З найкращими побажаннями", "Щиро ваш". А потім - ваше ім'я: "З повагою, Джаміла Мусаєва".

Під вашим ім'ям можна вказати (але це не обов'язково) вашу посаду, компанію, веб-сайт, електронну пошту, номер телефону.

Якщо вам потрібно надіслати вкладення разом із листом, конвертуйте їх у PDF, щоб уникнути проблем із сумісністю.

Якщо файл великий, заархівуйте його, щоб зменшити розмір.

Для офіційних листів запитуйте дозволу перед надсиланням вкладень.

Відповідь на електронні листи

Намагайтеся відповідати на всі листи протягом 24 годин. Якщо вам потрібно більше часу:

"Дякую, я отримав ваше повідомлення. Скоро зв'яжуся з вами".

Конфіденційність

Корпоративна пошта не є особистою. Листи зберігаються, відстежуються і належать вашій компанії. Навіть видалені листи можна відновити.

У зв'язку з цим не надсилайте особисті фотографії або конфіденційні документи службовою електронною поштою.

Дивіться відео - Як правильно писати електронного листа:

Раніше Главред писав, що деякі правила етикету застаріли, а багато хто - змінилися з часом, але є й такі, які ми порушуємо щодня, але навіть не помічаємо цього.

Вам також може бути цікаво: