Этикет электронной почты: что можно и нельзя в деловой переписке

Умение писать электронные письма — это важный навык, и чем лучше вы его разовьёте, тем большего успеха добьётесь.

Вы узнаете:

Наша повседневная жизнь состоит из коммуникаций. Мы общаемся по телефону, в мессенджерах, по электронной почте. При это ни в школе, ни в университете нас не учили правильно писать электронные письма.

Международный консультант и автор книг по этикету Джамила Мусаева на своем Youtube-канале рассказала, как это делать правильно.

Если вам интересен телефонный этикет, читайте материал: Как правильно звонить по телефону и кто должен закончить разговор: правила этикета.

Почему так важен этикет электронной почты

Возможно, вы сейчас задаетесь вопросом: "Зачем мне уметь писать электронные письма?". Но на самом деле это очень важно.

Потому что после школы многие наши взаимодействия — поступление в университет, стажировка, работа над проектами — будут происходить по электронной почте.

Если вы научитесь писать хорошие электронные письма, это покажет уровень вашего профессионализма, языковые навыки, коммуникабельность и поможет презентовать себя как нельзя лучше.

Очень часто одно электронное письмо может либо дать вам шанс желаемую работу, либо свести к нулю все ваши усилия. Мусаева объяснила, что плохо написанное электронное письмо может оставить не очень хорошее впечатление, и вы можете даже не получить ответа.

Как выбрать логин для почты

Как написать письмо по электронной почте? Первое, что нужно сделать, это создать ящик на сервисе электронной почты.

Для логина вы можете использовать свои имя и фамилию или их комбинацию.

Если такой адрес уже занят, можно использовать цифры.

Мусаева рекомендует избегать таких адресов электронной почты, как DogLover123@… или SpiceGirl777@… Такие адреса могут быть забавными для личного использования, но они не подходят для подачи заявлений о приеме на работу, прохождении стажировки или профессионального общения. Они выглядят непрофессионально и могут даже привести к тому, что ваше письмо попадет в спам.

Что писать в теме электронного письма

Тема письма - это краткое содержание вашего письма. Составьте его ясно и лаконично, используя не более 10 слов.

Примеры:

"Запрос на изменение графика"

"Заявление на стажировку – ФИО"

"Срочно. Изменение времени встречи"

Мусаева советует никогда не отправлять письма без темы — их часто игнорируют или принимают за спам.

Как правильно писать обращение в электронном письме

Для официальных писем:

Если вы не знаете имени: "Уважаемый господин" или "Уважаемая госпожа".

Если вы знаете имя: "Уважаемый господин Джон Смит" или "Уважаемая госпожа Саманта Джон".

Для полуофициальных/неофициальных писем: "Здравствуйте, Анна", "Привет, Наталья".

Если пишете группе:

"Уважаемая команда".

Если вы пишете кому-то впервые, кратко представьтесь:

"Меня зовут ФИО, и я пишу, чтобы узнать о…"

При написании текста письма, важно придерживаться таких принципов, как:

Обязательно проверьте грамматику, орфографию, пунктуацию.

Мусаева рекомендует избегать в письме эмодзи, заглавных букв, нескольких восклицательных знаков, сленга и сокращений.

Вместо того, чтобы писать: "ЭТО СРОЧНО!!!"

Напишите: "Это срочно" (выделите жирным шрифтом, если необходимо).

Избегайте длинных блоков текста. Лучше использовать абзацы или маркированные списки, если это уместно.

Советы по форматированию:

Как закончить электронное письмо

Завершите письмо словами "С уважением", "С наилучшими пожеланиями", "Искренне ваш". А затем - ваше имя: "С уважением, Джамила Мусаева".

Под вашим именем можно указать (но это не обязательно) вашу должность, компанию, веб-сайт, электронную почту, номер телефона.

Если вам нужно отправить вложения вместе с письмом, конвертируйте их в PDF, чтобы избежать проблем с совместимостью.

Если файл большой, заархивируйте его, чтобы уменьшить размер.

Для официальных писем спрашивайте разрешения перед отправкой вложений.

Ответ на электронные письма

Старайтесь отвечать на все письма в течение 24 часов. Если вам нужно больше времени:

"Спасибо, я получил ваше сообщение. Скоро свяжусь с вами".

Конфиденциальность

Корпоративная почта не является личной. Письма хранятся, отслеживаются и принадлежат вашей компании. Даже удалённые письма можно восстановить.

В связи с этим не отправляйте личные фотографии или конфиденциальные документы по служебной электронной почте.

Смотрите видео - Как правильно писать электронное письмо:

Ранее Главред писал, что некоторые правила этикета устарели, а многие - поменялись со временем, но есть и такие, которые мы нарушаем каждый день, но даже не замечаем этого.

Вам также может быть интересно: