"Як раніше вже не буде" — Іван Оберемок про стратегії управління проектами в епоху змін

Проєктне управління переживає ренесанс. Метод, основи якого з'явилися ще в минулому столітті, виявився дуже актуальним у сучасних реаліях, коли компаніям необхідно швидко пристосовуватися до завчасто раптових змін умов праці. Одним із найкращих інструментів для адаптації є якраз проєкти, каже бізнес-консультант Іван Оберемок. При цьому, зазначає експерт, проєктне управління ефективно працює не лише в компаніях, а й у держустановах – невипадково підхід останніми роками активно використовують на рівні урядів. Свій досвід ефективного управління проєктами компаній та установ країн Східної Європи та Азії Іван Оберемок виклав у дисертації, присвяченій методам та засобам проектно-орієнтованого управління. Поговорив з автором про те, які сучасні методи використовуються у проджект-менеджменті та як змінюватимуться принципи проєктного управління найближчими роками.

— У вас великий досвід роботи з великими компаніями в країнах Східної Європи та Азії, який дозволив розробити унікальний метод управління проєктами. Цей метод значно покращує процеси та результати у різних бізнесах, наприклад, в Україні та Казахстані. Як саме цей метод вплинув на індустрію загалом?

— Методика проєктного управління полягає в тому, що вона дає змогу реалізовувати проєкти, спираючись на стандартні бізнес-процеси організації. Можна об'єднати бізнес-процеси та проєкти у загальний пул завдань, розставити їх за пріоритетністю, використовуючи розроблені алгоритми та моделі.

Так народжується чіткий план реалізації, який забезпечує реалізацію проєкту будь-якої складності без зміни своєї структури. Крім того, таким чином знижуються ризики невчасного виконання завдань. Як наслідок — компанія впроваджує нові технології, розвиває існуючі бізнес-процеси та підвищує свою конкурентну перевагу на ринку.

— Іване, ваш метод проектного управління допомагає компаніям адаптуватися до умов ринку, що швидко змінюються. Метод був розроблений Вами вже давно, але за сучасних умов він став особливо актуальним. Чому саме зараз цей підхід такий важливий для організацій?

— Тому що такий підхід орієнтований на ситуації, коли завдання та цілі зрозумілі, а умови, скажімо так, не зовсім динамічно змінюються. Проєктне управління найбільш ефективне, коли необхідно вирішити конкретні, чітко визначені завдання в обмежені терміни, чи коли робота носить нерутинний, унікальний характер, потрібна координація дій фахівців із різних областей. Є сенс використання цього підходу коли організація працює в умовах високої невизначеності та швидких змін ринку, а також при запровадженні інновацій та організаційних змін — це те, що зараз спостерігаємо і на території Східної Європи та Азії, та й в багатьох інших країнах світу. У таких ситуаціях застосування проєктного підходу допомагає компаніям більш ефективно використовувати ресурси, швидше реагувати на виклики та досягати бажаних результатів, що пояснює його широке використання в різних галузях.

— Ці принципи ви описали у дисертації "Методи та засоби проектно-орієнтованого управління у вищих навчальних закладах", проте викладена в ній методика настільки універсальна, що застосовувати її можна у будь-якій сфері. В чому секрет?

— Вона адаптивна та гнучка, оскільки основні принципи та підходи, які я розробив, ґрунтуються на фундаментальних аспектах управління проектами, таких як ефективне планування, управління ризиками, оптимізація процесів та комунікацій. Все це можна адаптувати під різні галузі. А підходи, розроблені в дисертації, фокусуються на інтеграції проєктних процесів із типовими бізнес-процесами організації, що робить їх прикладними у будь-якій функціональній структурі. Плюс, для управління проєктами зараз можна і важливо використовувати сучасні інформаційні технології, які дозволяють ефективніше відстежувати та керувати проєктами у різних галузях. Мій практичний досвід роботи в різних сферах дозволив розробити підхід оцінки ризиків та управління ними, який також можна адаптувати до специфічних ризиків, властивих різним сферам діяльності.

— Свої методи ви застосували і у державних структурах. Зокрема, під час роботи заступником голови з модернізації київської обласної податкової адміністрації. Держструктури відомі своєю консервативністю. Наскільки складно було керувати процесами у такій організації, що вдалося?

— Справді, завдання було не з легких, в державних органах влади досить важко щось змінювати і перебудовувати. Однак мені вдалося автоматизувати процеси податкового адміністрування, покращити взаємодію з платниками податків та забезпечити точне і своєчасне виконання завдань. У тому числі я впровадив інформаційні технології для покращення стягнення штрафів та ведення реєстрів платників податків, навчив працівників роботи з новими системами. Вдалося автоматизувати багато процесів підвищення ефективності роботи служби. Одним із результатів роботи стала оптимізація управління податком на додану вартість за системою чотирьох коридорів за прикладом аналогічної діючої системи в Нідерландах. А якщо говорити більш глобально, то мій досвід був прийнятий у подальшому за основу та вплинув на вдосконалення аналогічної роботи з оптимізації державних податкових адміністрацій в інших областях.

— Ваші розробки вплинули на сферу проєктного менеджменту у найбільших компаніях України та Казахстану. У тому числі Ви застосовували його в Київському національному університеті будівництва та архітектури. З якими складнощами зіткнулися та за рахунок чого вдалося їх подолати?

— У багатьох компаніях зі сталою ієрархічною структурою важко оновлювати діяльність, запускати нові продукти та впроваджувати нові технології. Це стосується й вищих навчальних закладів: в епоху цифровізації економіки потрібне оновлення знань та навчальних програм, що означає необхідність масштабних змін. Як раніше вже не раціонально, а як робити по-новому — було незрозуміло, а моя технологія якраз дозволила вищим навчальним закладам використовувати проєктне управління без зміни своєї структури та управлінської культури за рахунок кількох елементів. По-перше, це створення чотирирівневої матричної моделі, яка дозволяє поєднувати процеси та проєкти. Далі важливо правильно організувати інформаційні потоки – щоб обмін інформацією всередині проєктів і в межах основної діяльності відбувався вільно, своєчасно і без перешкод. Значення має і програмний продукт, що допомагає обирати оптимальні процеси задля досягнення цілей, послідовність реалізації проєктів та здійснює оцінку ризиків.

— Ваш підхід дозволив вивести на нові рівні також бізнес-представників архітектури: компанію-лідера України в архітектурі та проєктуванні "Архіматику" та одного з лідерів у галузі проєктування та інжинірингу Казахстану — "Бюро Інженерного Проєктування". Які завдання для них вирішували і як ви оцінюєте результат?

— Компанія "Архіматика" одночасно працює над багатьма проєктами. Основне завдання полягало в тому, щоб рівномірно розподілити навантаження серед ключових фахівців — інженерів та архітекторів. Завдяки гнучкості моєї технології вдалося поступово розподілити трудові ресурси від найважливіших і завантажених до менш критичних. Це допомогло знизити, а згодом і прибрати, понаднормову роботу співробітників, зменшити витрати на проєкти та покращити управління ними. Як результат і ці дії сприяли "Архіматиці" зміцнити свій авторитет і здобути безліч нагород за визначні архітектурні проєкти.

Для "Бюро Інженерного Проєктування" була потрібна реструктуризація управління трудовими ресурсами. Ми впровадили інформаційну систему та унікальні технологічні рішення. Замість наймання вузькопрофільних фахівців на постійній основі в штат, ми налаштували інформаційну систему під виконання завдань шляхом залучення фахівців на підряд із погодинною оплатою. Це дозволило компанії скоротити витрати на утримання штату та значно збільшити кількість проєктів.

— Якими ви бачите перспективи розвитку в галузі управління проєктами у Європі, Азії та США, опираючись на свій досвід?

— Зараз ми бачимо, що світове економічне зростання пов'язане з повною автоматизацією процесів, збільшенням продуктивності праці та впровадженням принципово нових бізнес-моделей і технологій, як цифрових платформ, цифрових екосистем. У найближчому майбутньому управління проєктами буде сильно орієнтоване на цифровізацію та автоматизацію процесів. Впровадження штучного інтелекту, машинного навчання та великих даних дозволить оптимізувати планування та управління ресурсами, що підвищить ефективність команд. Також розвиватимуться гнучкі методології, які допоможуть адаптуватися до змін та керувати проєктами в умовах невизначеності. Забезпечити виконання проєктів у компанії здатні регламентовані бізнес-процеси, єдина інформаційна платформа обліку змісту, часу, грошей, ресурсів і, головне – кваліфіковані професіонали, здібних належним чином систему підтримувати та розвивати. Крім того, стане більш поширеною віддалена робота, а це вимагатиме нових навичок віртуального управління командами. Фокус на сталий розвиток та соціальну відповідальність також посилюватиметься, а управління проєктами стане інтегрованою частиною стратегічного управління компаніями. Компанії будуть інвестувати в навчання співробітників для адаптації до нових технологій та підходів, що дозволить ефективно досягати довгострокових цілей.